Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber (Bewerbung über Personio)

Stand: Februar 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren ist die

321 MED GmbH

Wernerwerkstraße 4

93049 Regensburg

Telefon: +49 3222 1091349

E-Mail: mail@321med.com

Registernummer: HRB20917

Registergericht: Regensburg

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist

Syndikusrechtsanwalt Stephan Hendel, LL.M.

Wernerwerkstraße 4

93049 Regensburg

Telefon: +49 3222 1091349

E-Mail: shendel@321med.com

3. Geltungsbereich

Diese Hinweise gelten für Bewerbungen, die Sie über unsere Karriereseite einreichen, welche auf der Recruiting-Plattform von Personio bereitgestellt wird. Sie gelten außerdem für die weitere Kommunikation im Bewerbungsverfahren.

4. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Dazu gehören regelmäßig Identifikations- und Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), Bewerbungs- und Qualifikationsdaten (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, gewünschte Position, Eintrittstermin sowie Kommunikationsinhalte) sowie Metadaten des Bewerbungsprozesses (z. B. Zeitpunkt der Bewerbung, Status im Verfahren, Quelle/Kanal).

Sofern Sie uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DS-GVO mitteilen (z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zu einer Schwerbehinderung oder Religionszugehörigkeit), verarbeiten wir diese nur unter den in Ziffer 6 dargestellten Voraussetzungen.

5. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, insbesondere zur Prüfung Ihrer Bewerbung, zur Kontaktaufnahme, zur Organisation und Durchführung von Vorstellungsgesprächen, zur Bewertung Ihrer Qualifikation sowie zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten außerdem zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (insbesondere zur Dokumentation des Auswahlverfahrens und zur Abwehr bzw. Durchsetzung von Ansprüchen, etwa nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz).

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt – soweit einschlägig – auf folgenden

Rechtsgrundlagen:

a) vorvertragliche Maßnahmen und Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO;

b) Beschäftigtendatenverarbeitung: Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 26 BDSG;

c) Erfüllung rechtlicher Pflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (soweit im Einzelfall einschlägig);

d) berechtigte Interessen (insbesondere Dokumentation und Rechtsverteidigung): Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO;

e) besondere Kategorien personenbezogener Daten: Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO (ausdrückliche Einwilligung) oder – soweit anwendbar – Art. 9 Abs. 2 lit. f DS-GVO (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).

7. Empfänger und Auftragsverarbeitung (Personio)

Zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir ein Bewerbermanagementsystem der Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München („Personio“). Personio verarbeitet die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Wir haben mit Personio einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen (insbesondere der Personalbereich und in das Auswahlverfahren eingebundene Fachverantwortliche). Darüber hinaus können externe Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister) im Rahmen einer Auftragsverarbeitung eingesetzt werden, soweit dies zur sicheren Bereitstellung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.

8. Technische Bereitstellung der Karriereseite, Protokolldaten und Cookies

Beim Aufruf der Karriereseite werden aus technischen Gründen Protokolldaten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser-/Endgerätinformationen), um die Seite ausliefern zu können, Stabilität und IT-Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch zu erkennen. Je nach Konfiguration der Karriereseite können zudem technisch notwendige Cookies eingesetzt werden.

Soweit Personio in diesem Zusammenhang eigene Zwecke verfolgt und als eigener Verantwortlicher handelt (z. B. Betrieb, IT-Sicherheit, Protokollierung), richten sich Verantwortung, Rechtsgrundlage und Speicherdauer nach den von Personio innerhalb der Karriereseite bereitgestellten Datenschutzhinweisen.

9. Speicherdauer und Löschung

Wir löschen Ihre Bewerberdaten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine längere Speicherung zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist. In diesem Fall speichern wir die Daten bis zur abschließenden Klärung der Angelegenheit und löschen sie anschließend.

10. Talentpool

Eine Aufnahme Ihrer Daten in unseren Talentpool erfolgt ausschließlich, wenn Sie hierfür eine gesonderte, freiwillige Einwilligung erteilen. Die Teilnahme am Bewerbungsverfahren ist nicht davon abhängig, dass Sie in den Talentpool einwilligen.

Sofern Sie einwilligen, speichern wir Ihre Daten im Talentpool für zwölf Monate ab Abschluss des Bewerbungsverfahrens, um Sie bei passenden künftigen Vakanzen kontaktieren zu können.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nach Widerruf löschen wir Ihre Talentpool-Daten unverzüglich, sofern keine abweichende gesetzliche

Aufbewahrungspflicht oder ein vorrangiges berechtigtes Interesse (z. B. Rechtsverteidigung) entgegensteht.

11. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die für das Bewerbungsverfahren erforderlichen Angaben (insbesondere Kontaktdaten sowie Angaben zu Qualifikation/Unterlagen) können wir Ihre Bewerbung jedoch regelmäßig nicht oder nicht ordnungsgemäß bearbeiten.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DS-GVO findet nicht statt.

13. Ihre Rechte

Sie haben – jeweils unter den gesetzlichen Voraussetzungen – das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der

Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Art. 21 DS-GVO). Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an die unter Ziffer 2 genannten Kontaktdaten.

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS- GVO). Für uns zuständig ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht

(BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.